Masz prawo zapytać organizację, czy wykorzystuje lub przechowuje Twoje dane osobowe. Możesz również poprosić ich o kopie swoich danych osobowych, ustnie lub pisemnie …
Jakie jest prawo dostępu?
Masz prawo zapytać organizację, czy wykorzystuje lub przechowuje Twoje dane osobowe. Możesz również poprosić ich o kopie swoich danych osobowych, ustnie lub pisemnie.
Nazywa się to prawem dostępu i jest powszechnie znane jako składanie wniosku o dostęp do podmiotu lub SAR.
Ten przewodnik wyjaśnia, jak złożyć wniosek o dostęp do tematu.
Po co składać wniosek o dostęp do tematu?
Możesz złożyć wniosek o dostęp do tematu, aby dowiedzieć się:
jakie dane osobowe na Twój temat posiada organizacja;
jak z niego korzystają;
z kim się tym dzielą; oraz
skąd wzięli twoje dane.
Informacje te mogą również pomóc w skutecznym wykonywaniu innych praw dotyczących informacji .
Przykład
Po otrzymaniu kopii Twoich danych osobowych przechowywanych przez Twoją przychodnię lekarską zauważysz, że nieprawidłowo zapisał Twoją datę urodzenia.
Możesz teraz skontaktować się z przychodnią lekarza rodzinnego z prośbą o poprawienie swoich danych osobowych .
Co powinna powiedzieć moja prośba?
Uwzględnij:
wyraźną etykietę dla twojego żądania (np. użyj „prośby o dostęp do tematu” jako tematu wiadomości e-mail lub nagłówka twojego listu);
data Twojego żądania;
Twoje imię i nazwisko (w tym wszelkie pseudonimy, jeśli dotyczy);
wszelkie inne informacje wykorzystywane przez organizację w celu identyfikacji lub odróżnienia Cię od innych osób (np. numer konta klienta lub numer pracownika);
Twoje aktualne dane kontaktowe;
wyczerpującą listę danych osobowych, do których chcesz uzyskać dostęp, w oparciu o to, czego potrzebujesz;
wszelkie szczegóły, odpowiednie daty lub kryteria wyszukiwania, które pomogą organizacji określić, czego szukasz; oraz
w jaki sposób chcesz otrzymać informacje (np. e-mailem lub wydrukowane).
Nie uwzględniaj:
inne informacje z Twoją prośbą, takie jak szczegóły dotyczące szerszej skargi dotyczącej obsługi klienta;
prośba o wszystkie informacje na Twój temat, które organizacja przechowuje, chyba że tego chcesz (jeśli organizacja posiada wiele informacji na Twój temat, odpowiedź może zająć jej więcej czasu lub utrudnić Ci zlokalizowanie konkretnych informacji potrzebujesz w ich odpowiedzi); lub
groźby lub obraźliwy język .
Jeśli to możliwe, wyślij swoje żądanie bezpośrednio do osoby lub zespołu zajmującego się wnioskami o dostęp do tematu, np. do inspektora ochrony danych.
Jak powinna wyglądać moja prośba?
Możesz użyć naszego szablonu listu z prośbą o dostęp do tematu jako przewodnika, dodając dokładnie informacje, o które prosisz:
[Nazwa i adres organizacji] [Twoje imię i nazwisko oraz pełny adres pocztowy] [Twój numer kontaktowy] [Twój adres email] [Data]Szanowny Panie, Szanowna Pani
Prośba o dostęp do tematu
[Dołącz swoje imię i nazwisko oraz inne istotne dane, aby pomóc Ci zidentyfikować].Proszę o podanie danych osobowych, które posiadasz na mój temat, do których otrzymania mam prawo na mocy przepisów o ochronie danych osobowych, przechowywanych w:
[Podaj szczegółowe informacje o tym, gdzie szukać żądanych danych osobowych, na przykład: moje akta osobowe;
e-maile między „osobą A” a „osobą B” (od 1 czerwca 2017 r. do 1 września 2017 r.)
moja dokumentacja medyczna (w latach 2014-2017) przechowywana przez „dr C” w „szpitalu D”;
kamera CCTV umieszczona w („lokalizacja E”) w dniu 23 maja 2017 r. między godziną 11:00 a 17:00; oraz
sprawozdania finansowe (w latach 2013-2017) prowadzone na koncie nr xxxxx.]
Jeśli potrzebujesz więcej informacji, daj mi znać jak najszybciej.
[W stosownych przypadkach określ, czy wolisz otrzymywać dane w określonym formacie elektronicznym, czy w formie drukowanej].Warto wiedzieć, że przepisy dotyczące ochrony danych wymagają odpowiedzi na żądanie danych osobowych w ciągu jednego miesiąca kalendarzowego.
Jeśli zwykle nie zajmujesz się tymi prośbami, przekaż niniejsze pismo swojemu inspektorowi ochrony danych lub odpowiedniemu pracownikowi.
Jeśli potrzebujesz porady w sprawie rozpatrzenia tego wniosku, Biuro Komisarza ds. Informacji może Ci pomóc. Jego strona internetowa to ico.org.uk lub można się z nią skontaktować pod numerem 0303 123 1113.
Z poważaniem
[Podpis] Często Zadawane PytaniaCzy mogę ustnie zgłosić prośbę o dostęp do tematu?
TAk. Możesz złożyć ustnie wniosek o dostęp do tematu, ale jeśli to możliwe, zalecamy złożenie go na piśmie, ponieważ daje to zapis Twojej prośby.
Jeśli składasz ustną prośbę, spróbuj:
używaj prostego, uprzejmego języka;
skoncentruj rozmowę na żądaniu dostępu do tematu;
przedyskutuj powód swojej prośby, jeśli jest to właściwe – współpracuj z nimi, aby określić rodzaj potrzebnych informacji i gdzie można je znaleźć;
poproś ich o zrobienie pisemnych notatek – zwłaszcza jeśli prosisz o bardzo konkretne informacje; oraz
sprawdź ich zrozumienie – poproś o krótkie podsumowanie Twojej prośby i poinformowanie, czy coś jest niepoprawne lub brakujące przed zakończeniem rozmowy.
Jednak nawet jeśli złożysz swoją prośbę ustnie, zalecamy, abyś odpowiedział na nią pisemnie (np. listownie, e-mailem lub za pomocą standardowego formularza).
Czy powinienem używać standardowego formularza organizacji?
Formularze standardowe nie są obowiązkowe i nie zawsze są udostępniane. Jednak organizacja może poprosić Cię o skorzystanie z ich.
Standardowe formularze mogą ułatwić organizacji rozpatrzenie wniosku o dostęp do tematu. Mogą:
ustrukturyzować twoją prośbę;
poprosić o podanie niezbędnych szczegółów i dokumentów uzupełniających; oraz
poinformować o najlepszym punkcie kontaktowym w organizacji.
Jednak nadal możesz wybrać inną metodę przesłania prośby.
Czy ktoś inny może złożyć wniosek w moim imieniu?
Tak, możesz upoważnić kogoś innego do złożenia w Twoim imieniu wniosku o dostęp do tematu. Należy jednak rozważyć, czy chcesz, aby druga osoba miała dostęp do niektórych lub wszystkich Twoich danych osobowych.
W zależności od charakteru Twojej prośby, druga osoba może uzyskać dostęp do informacji, których możesz nie chcieć jej udostępniać, takich jak Twoja historia medyczna.
Przykłady osób składających wnioski w sprawie innych osób obejmują:
osoba sprawująca władzę rodzicielską lub opiekun, prosząca o informacje na temat dziecka lub młodej osoby (aby uzyskać więcej informacji, przeczytaj nasze wytyczne dla organizacji dotyczące wniosków o informacje dotyczące dzieci );
osoba wyznaczona przez sąd do prowadzenia cudzych spraw;
radca prawny działający na zlecenie klienta; lub
krewny lub przyjaciel, którego dana osoba czuje się komfortowo prosząc o pomoc.
Organizacja otrzymująca wniosek musi mieć pewność, że druga osoba może Cię reprezentować.
Mogą poprosić o formalne dowody potwierdzające to, takie jak:
pisemne upoważnienie od Ciebie; lub
bardziej ogólne pełnomocnictwo.
Obowiązkiem drugiej osoby jest dostarczenie tego, gdy zostanie o to poproszona.
Czy powinienem prowadzić rejestr mojej prośby?
Tak – w miarę możliwości zdecydowanie zalecamy:
przechowujesz kopie wszelkich dokumentów lub korespondencji pisemnej dla własnej dokumentacji;
zachowujesz wszelkie dowody nadania lub dostawy (takie jak pocztowy numer referencyjny), jeśli są dostępne; oraz
jeśli korzystasz z internetowego formularza zgłoszeniowego, przed wysłaniem zrób zrzut ekranu.
Jeżeli odpowiednie dokumenty nie są dostępne do skopiowania, rozważ sporządzenie pisemnego dziennika swojej prośby. Powinno to zawierać kluczowe szczegóły, takie jak:
data i godzina Twojej prośby;
lokalizację (np. jeśli Twoja prośba została złożona osobiście);
wykorzystany numer kontaktowy lub formularz zgłoszeniowy;
szczegóły wszelkich kontaktów, z którymi się kontaktowałeś;
notatki dotyczące wszelkich danych osobowych, o które prosiłeś;
wszelkie dalsze informacje, o których dostarczenie organizacja mogła poprosić;
wszelkie podane Ci numery referencyjne; oraz
wszelkie inne istotne informacje.
Dostarczy to przydatnych dowodów, jeśli chcesz:
postępuj zgodnie z twoją prośbą;
zgłaszać obawy; lub
narzekać na odpowiedź organizacji na późniejszym etapie.