Przejęcie funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Przejęcie funkcji
Inspektora Ochrony Danych (IOD) przez Yellow Media GROUP™ PLC

Najczęściej przejmujemy funkcję IOD kiedy przekazujemy nasze Bazy B2B Online w Leasing. Kiedy masz Umowę na DataBot® to funkcja ta nie jest wymagana. Nasze doświadczenia sięgają 2011 roku, to okres w którym rejestrowaliśmy nasze Bazy B2B jako Zbiory w GIODO a nasi obecni Pracownicy byli ABI czyli Administratorami Bezpieczeństwa Informacji a obecnie są IOD Inspektorami Ochrony Danych. Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych wymaga realnej wiedzy i doświadczenia w zakresie stosowania prawa, zarządzania ryzykiem oraz zabezpieczeń IT, a ponadto dyspozycyjności i ciągłego podnoszenia kwalifikacji. Outsourcing, czyli przekazanie funkcji IOD to sprawdzony sposób na optymalizację procesów i kosztów.

Kim jest Inspektor
Ochrony Danych (IOD)?

Inspektor Ochrony Danych to najważniejsza funkcja w organizacji, jeśli chodzi o dane osobowe. Informuje, doradza i szkoli administratora danych oraz jego pracowników. IOD przeprowadza audyty i na bieżąco ocenia zgodność organizacji z RODO, wskazując pola do poprawy. W razie potrzeby jest punktem kontaktowym – zarówno dla UODO, jak i dla osób, których dane przetwarza administrator.

Zakres obowiązków Inspektora Ochrony Danych

Przeprowadzanie corocznych audytów w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.

• Obsługa naruszeń ochrony danych osobowych.
  Doradztwo w zakresie bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych.
  Utrzymywanie wiedzy pracowników i współpracowników z zakresu ochrony danych osobowych.

Zaangażowanie w projekty wymagające uwzględnienia ochrony danych osobowych w fazie projektowania i przy tworzeniu mechanizmów domyślnej ochrony danych.

• Wsparcie w prowadzeniu rejestru czynności przetwarzania.
  Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Przygotowywanie odpowiedzi dla osób, których dane dotyczą.
  Ocena skutków przetwarzania danych dla ochrony danych.
  Weryfikacja umów, klauzul, regulaminów lub innych dokumentów w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.

Outsourcing funkcji IOD – dlaczego warto

• Stały dostęp do doświadczonych konsultantów z obszarów prawa, bezpieczeństwa sieci i systemów IT, zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwa fizycznego.
  Dostęp do narzędzi informatycznych pozwalających wykazać zgodność z RODO, w tym do platformy e-learningowej.
  Realizacja lub wsparcie w realizacji wielu obowiązków spoczywających bezpośrednio na organizacji.
  Poczucie bezpieczeństwa – wsparcie doświadczonego partnera.
  Pełne wsparcie w zarządzaniu naruszeniami.
  Wsparcie podczas kontroli UODO (fizyczna obecność u klienta ekspertów z obszaru formalno-prawnego oraz IT).

Pełnienie funkcji IOD – najwyższe standardy pracy
Nowoczesna ochrona danych osobowych to więcej niż klauzule i regulaminy. Wierzymy, iż proponowana przez nas usługa przejęcia funkcji Inspektora Ochrony Danych będzie stanowić skuteczne narzędzie zapewniające Bezpieczeństwo Twojego biznesu.

Pełnienie funkcji zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych przez Yellow Media GROUP – od czego zaczynamy?

• Bezpieczeństwo Klienta jest dla nas priorytetem, dlatego wykonywanie obowiązków Inspektora Ochrony Danych rozpoczniemy od audytu funkcjonującego systemu ochrony danych osobowych.
• Celem audytu jest prawidłowe określenie sytuacji wyjściowej, czyli dokładna inwentaryzacja posiadanych zasobów informacyjnych oraz sposobów ich przetwarzania i ochrony.
• Następnie przeprowadzamy proces oceny skutków dla ochrony danych oraz analizy ryzyka.
• Trzeci krok to opracowanie lub aktualizacja najważniejszych polityk ochrony oraz procedur przetwarzania danych osobowych.
• Przejęcie funkcji IOD – pytania i odpowiedzi, bez obaw

Kto powinien zostać Inspektorem Danych Osobowych?

Bezsprzecznie ktoś, kto się na tym zna i komu będziesz w stanie zaufać, ponieważ na podstawie rekomendacji tej osoby będziesz decydować m.in.:

• co będzie zawierało pismo, które wyślesz do tysięcy swoich klientów,
  czy zgłosić naruszenie Prezesowi UODO,
  jaki system informatyczny kupić lub co powinna zawierać Twoja aplikacja,
  jakie zgody marketingowe odbierać od swoich Klientów.

Kto powinien wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych?

Każdy, kto chce realnie chronić swoje informacje. W codziennej gonitwie często nie ma osoby odpowiedzalnej, więc obszar danych osobowych schodzi na drugi, a czasem na jeszcze dalszy plan. Do momentu, gdy coś pójdzie nie tak, pojawi się skarga, wyciek lub kontrahent zada niewygodne pytanie.

Ile kosztuje usługa Inspektora Ochrony Danych?

Opłaty mogą być bardzo różne. Zależą one od rodzaju działalności, wielkości organizacji, zasięgu terytorialnego działalności a także od zakresu konkretnych działań. Jednoznacznie potrafimy odpowiedzieć na to pytanie, gdy ustalimy podstawowe informacje, dlatego zachęcamy Cię do wysłania zapytania ofertowego.

W jaki sposób zgłosić powołanie Inspektora Ochrony Danych (IOD)?

Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych należy zgłosić Prezesowi UODO w ciągu 14 dni, wskazując imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora, a także: 1. imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna; 2. firmę przedsiębiorcy oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą; 3. pełną nazwę oraz adres siedziby 4. numer identyfikacyjny REGON, jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu.

Czy można wyznaczyć jednego Inspektora Ochrony Danych dla kilku firm stanowiących grupę kapitałową?

Tak, jak najbardziej. Yellow Media GROUP specjalizuje się w takich projektach.

Czy mogę ustalić z Yellow Media GROUP indywidualny zakres usługi, dopasowany do naszego budżetu?

W ramach przejęcia funkcji IOD pewne elementy muszą się pojawić: coroczny audyt, analiza ryzyka i szkolenia personelu. Oczywiście, zawsze możemy rozszerzyć nasze usługi o testy penetracyjne, audyty w podmiotach przetwarzających czy dedykowane szkolenie dla zarządu.

Outsourcing IOD od Yellow Media GROUP®

Zadbaj o bezpieczeństwo danych w Twojej organizacji
Informacja, w tym dane osobowe, należy do najcenniejszych zasobów przedsiębiorstwa. Utrata lub niezamierzone udostępnienie tych danych osobom trzecim może powodować nieodwracalne konsekwencje, takie jak nadszarpnięcie reputacji Twojej organizacji, spadek zaufania klientów, a także ryzyko dotkliwych sankcji administracyjnych.

Jak zadbać o dane osobowe w Twojej organizacji? Sprawdzonym i skutecznym rozwiązaniem jest wyznaczenie inspektora ochrony danych, a gwarancję powierzenia tej funkcji odpowiednim osobom zapewnia skorzystanie z outsourcingu ekspertów w dziedzinie ochrony danych osobowych.

Kim jest inspektor ochrony danych (IOD)?

Inspektor ochrony danych (IOD, ang. DPO-Data Protection Officer) to kluczowa funkcja w organizacji, jeśli chodzi o dane osobowe. Inspektor (IOD) pracuje dla swojego mocodawcy, informuje i doradza mu we wszelkich sprawach, w zakresie obowiązków związanych z przepisami o ochronie danych osobowych. IOD szkoli pracowników, podnosi ich świadomość, monitoruje przestrzeganie przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, przeprowadza audyty, udziela zaleceń i monitoruje wykonanie oceny skutków dla ochrony danych osobowych, a także na bieżąco ocenia zgodność organizacji z RODO, wskazując najważniejsze pola do poprawy. W razie potrzeby IOD jest pierwszym punktem kontaktowym – zarówno dla UODO , jak i dla osób, których dane przetwarza organizacja.

Kto ma obowiązek wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD)?

Każda organizacja może powołać IOD. Powołanie inspektora zawsze zwiększa bezpieczeństwo organizacji, przy czym w niektórych przypadkach, jest to także obowiązek prawny. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych w art. 37 ust. 1 RODO przewiduje obowiązek wyznaczenia inspektora w określonych przypadkach:

• jeżeli organizacja jest organem lub podmiotem publicznym i przetwarza dane osobowe (z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości);
  jeżeli główna działalność Twojej organizacji polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, który dane dotyczą, na dużą skalę;
  jeżeli główna działalność Twojej organizacji polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, o których mowa w art. 10 RODO.

Dlaczego warto wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD)?

Co do zasady, w pozostałych niewymienionych powyżej przypadkach wyznaczenie inspektora ochrony danych nie jest obowiązkowe. Każda organizacja powinna jednak mieć na uwadze, że pojęcia „główna działalność”, „regularne i systematyczne monitorowanie” oraz „na dużą skalę” pozostawiają duże pole do interpretacji.

Obowiązek powołania inspektora ochrony danych (IOD) jest obwarowany sankcją do 10 000 000 euro lub 2% całkowitego rocznego światowego obrotu (dla niektórych podmiotów publicznych jest to kwota niższa – maksymalnie 100 000 złotych, zgodnie z ograniczeniem zawartym w art. 102 ustawy o ochronie danych osobowych). Ponadto, wyznaczenie osoby pełniącej funkcję IOD w organizacji zazwyczaj zostanie wzięte pod uwagę przez organ nadzorczy (Prezesa UODO) przy rozważaniu ewentualnej kary administracyjnej jako oznaka podejmowania przez organizację działań mających na celu minimalizację ryzyka naruszenia przepisów prawa.

Podsumowując, każdy specjalista w dziedzinie ochrony danych potwierdzi, że IOD co do zasady zawsze znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa w organizacji. Należy jednak pamiętać, że zasada pozostaje prawdziwa z zastrzeżeniem kluczowego warunku, jakim są kompetencje ekspertów pełniących funkcje IOD. Im większe są kwalifikacje i doświadczenie IOD, tym mniejsze ryzyko problemów, jakie mogą się pojawić w przedsiębiorstwie w kontekście danych osobowych.

Jakie kwalifikacje powinien posiadać IOD?

Jak wskazuje Europejska Rada Ochrony Danych, wymagany poziom wiedzy fachowej IOD nie jest nigdzie jednoznacznie określony, ale musi być współmierny do charakteru, skomplikowania i liczby przetwarzanych danych przetwarzanych w organizacji, a wybór inspektora ochrony danych powinien być dokonany z zachowaniem należytej staranności i z uwzględnieniem charakteru przetwarzania danych osobowych w ramach jednostki.

Inspektor ochrony danych powinien więc posiadać fachową wiedzę z zakresu krajowych i europejskich przepisów o ochronie danych osobowych oraz praktykę w tej dziedzinie, która jest wsparta dogłębną znajomością procesów przetwarzania danych, systemów IT oraz zabezpieczeń stosowanych w organizacji i bieżących potrzeb w zakresie ochrony danych, a także wysoki poziom etyki zawodowej. W przypadku organów i podmiotów publicznych IOD powinien również wykazywać się znajomością procedur administracyjnych i przepisów regulujących zasady funkcjonowania jednostki.

Jakie są obowiązki inspektora ochrony danych?

• Przeprowadzanie corocznych audytów w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.
  Obsługa naruszeń ochrony danych osobowych.
  Doradztwo w zakresie IT, w tym bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych.
  Podnoszenie wiedzy pracowników i współpracowników z zakresu ochrony danych osobowych.
  Zaangażowanie w projekty wymagające uwzględnienia ochrony danych osobowych w fazie projektowania i przy tworzeniu mechanizmów domyślnej ochrony danych.
  Wsparcie w prowadzeniu rejestru czynności przetwarzania.
  Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  Wsparcie w przygotowywaniu odpowiedzi dla osób, których dane dotyczą.
  Udziela zaleceń co do oceny skutków przetwarzania danych dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania.
  Weryfikacja umów, klauzul, regulaminów lub innych dokumentów w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.
  IOD wewnętrzny czy zewnętrzny?

Powyższe wymogi oznaczają, iż każda organizacja staje przed trudnym wyborem osoby, która ma pełnić funkcję IOD. Wiedza i doświadczenie takiej osoby musi obejmować obszary zarówno prawa, jak i IT, a także gwarantować należyty nadzór nad sposobem, w jaki organizacja przetwarza dane osobowe.

Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 37 ust. 6 RODO inspektorem ochrony danych może zostać zarówno pracownik organizacji, jak i osoba spoza grona pracowników (outsourcing). Powyższe potwierdzają wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych, które wskazują możliwość powierzenia funkcji IOD – inspektorowi, który jest bieżąco wspierany przez interdyscyplinarny zespół ekspertów z dziedziny prawa i IT. Organizacja może zapewnić odpowiednie jakościowo wykonanie zadań IOD poprzez zatrudnienie całego zespołu pracowników. Alternatywnym i racjonalnym rozwiązaniem jest skorzystanie z bardziej ekonomicznego modelu outsourcingu, który zapewni wsparcie doświadczonych ekspertów. Zakres tego wsparcia może być uszyty idealnie na miarę realnych potrzeb organizacji i skalowalny w czasie. Niezaprzeczalną zaletą takiego rozwiązania jest dostęp do ogromnej wiedzy i doświadczenia wyspecjalizowanej firmy doradczej. Warto pamiętać, że w przypadku outsourcingu organizacja zyskuje wsparcie nie jednego, ale wielu ekspertów, którzy specjalizują się w różnych aspektach ochrony danych.

Na czym polega outsourcing?

Outsourcing to zlecenie firmie zewnętrznej prowadzenia całości lub części działań nakierowanych na realizację danego celu biznesowego. Specjalizacja stanowi kluczową zaletę firmy outsourcingowej. Outsourcing doskonale sprawdza się poprzez: oparcie się na doświadczeniu ekspertów tam, gdzie brakuje nam specjalizacji, np. w dziedzinie ochrony danych osobowych. Outsourcing to również najbardziej efektywne wykorzystanie czasu – zewnętrzni eksperci pracują tylko wówczas, gdy są naprawdę potrzebni, niekoniecznie na pełnym etacie. To także optymalizacja kosztów – bowiem outsourcing jest mniej kosztowny niż utrzymanie dodatkowych etatów0. Korzystając z usług outsourcingu, organizacja pomija kosztowny czasowo proces selekcji potencjalnych kandydatów do pracy i korzysta z możliwości łatwego dostępu do wiodących na rynku specjalistów, a także redukuje koszty szkoleń i zakupu specjalistycznych narzędzi.

Outsourcing to zatem nowoczesna strategia zarządzania organizacją w celu wydzielenia zadań, które mogą być wykonane przez inny, wyspecjalizowany podmiot. Chodzi o to, aby uwolnić część środków i zasobów przedsiębiorstwa. Dzięki temu organizacja skupia się na podstawowym przedmiocie działalności firmy oraz na podnoszeniu efektywności. W konsekwencji uzyskuje się przewagę nad innymi konkurentami na rynku.

Dlaczego warto zlecić outsourcing IOD?
Outsourcing funkcji inspektora ochrony danych, to idealne rozwiązanie dla każdej organizacji, dla której ważna jest optymalizacja zatrudnienia. Zewnętrzny IOD może szybko zapewnić profesjonalną obsługę w zakresie ochrony danych osobowych, bez nadmiernego obciążenia finansowego.

Outsourcing IOD gwarantuje szereg korzyści takich jak: stały dostęp do doświadczonych konsultantów z zakresu prawa, bezpieczeństwa sieci i systemów IT, zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwa fizycznego, natychmiastowy dostęp do narzędzi informatycznych pozwalających wykazać zgodność z RODO, w tym do platformy e-learningowej, wsparcie w realizacji podstawowych obowiązków spoczywających bezpośrednio na organizacji, wreszcie podniesienie bezpieczeństwa wynikające ze współpracy z doświadczonym i kompetentnym partnerem, a także gwarantowane wsparcie w zarządzaniu naruszeniami oraz podczas kontroli UODO (w tym fizyczna obecność u klienta ekspertów z obszaru formalnoprawnego oraz IT).

Podsumowując: outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych to sprawdzony sposób na optymalizację procesów i kosztów w zakresie ochrony danych osobowych.

W jaki sposób zewnętrzny IOD rozwiązuje Twoje problemy?

• Trzyma rękę na pulsie, jest na bieżąco z najnowszymi zmianami w prawie.
  Praktycznie i skutecznie szkoli Twój personel.
  Pomaga dostosować nowe projekty do wymagań RODO.
  Zarządza naruszeniami ochrony danych i pomaga ich uniknąć w przyszłości.
  Pełni funkcję punktu kontaktowego dla Prezesa UODO.
  Mierzy skuteczność środków bezpieczeństwa.
  Bieżące wsparcie wewnętrznego IOD w zakresie zgodności z RODO

Istnieją przypadki, w których względy procedur i uwarunkowań wewnętrznych organizacji wymagają wyznaczenia IOD wewnątrz organizacji. W takim przypadku outsourcing usług z zakresu ochrony danych osobowych stanowi efektywne zabezpieczenie interesów organizacji. Bieżące wsparcie IOD przez zewnętrzny zespół ekspertów w zakresie ochrony danych osobowych to nie tylko merytoryczna pomoc dla inspektorów ochrony danych (IOD), ale wsparcie także dla szefów IT, kierownictwa organizacji i innych osób kreujących w organizacji procesy biznesowe.

Bieżące wsparcie w zakresie RODO realizowane jest poprzez stały dostęp do doświadczonych konsultantów z obszarów prawa, bezpieczeństwa sieci i systemów IT, zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwa fizycznego, dostęp do narzędzi informatycznych pozwalających wykazać zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym do platformy e-learningowej, wsparcie w realizacji wielu obowiązków spoczywających bezpośrednio na organizacji oraz szybkie, elastyczne reagowanie na potrzeby klienta.

Skuteczna ochrona danych osobowych

Profesjonalny outsourcing funkcji inspektora ochrony danych oraz bieżące wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych sprawia, że zwiększasz bezpieczeństwo Twojej organizacji, masz większą pewność, że spełniasz restrykcyjne wymogi w zakresie ochrony danych osobowych oraz możesz poświęcić więcej czasu na prowadzenie działalności operacyjnej. Pamiętaj: wsparcie ekspertów może okazać się kluczowe w krytycznych sytuacjach, takich jak wyciek danych i inne zagrożenia w zakresie cyberbezpieczeństwa, a także w przypadku kontroli organu nadzorczego.

Klienci – Marki

• Michelin
• Allianz
• PKO BP
• Lot 
• BIK
• KRD
• Value Media
• Domy Media Polska
• Mercedes, VW, NIKE i inni

Prawdziwa zgodność z GDPR i RODO
Dane B2B z najwyższymi standardami prywatności

Obietnica: dzięki naszej Polityce organizacyjnej, będziesz korzystać tylko z danych B2B zgodnych w 100% z RODO. Plus: nasze serwery zapisują i przetwarzają dane polskie w Polsce.

Dbamy o Twoje dane i prywatność !

Oprogramowanie wyprodukowane i hostowane w Polsce.